Registru de casa este document de inregistrare a incasarilor si a platilor in numerar efectuate prin casieria societatii, pe baza unor documente justificative. Fie că vinzi un produs cu bon fiscal, plătești un furnizor direct din mână sau ridici bani de la bancă pentru mici cheltuieli administrative, fiecare leu care intră sau iese din „cutia de bani” a firmei trebuie să treacă prin acest registru.
Registru de casa serveste ca:
– document de inregistrare zilnica in contabilitate a operatiunilor de casa
– document de stabilire a soldului de casa, la sfarsitul fiecarei zile.
Registrul de casa se intocmeste in 2 exemplare de catre casierul societatii sau o alta persoana imputernicita. Se completeaza zilnic, in ordinea efectuarii operatiilor, fara a lasa spatii libere intre operatiuni. La sfarsitul zilei, randurile nefolosite din formular se bareaza.
Un exemplar ramane in carnet, iar un alt exemplar circula la departamentul financiar-contabil pentru verificarea sumelor inscrise.
De ce este atât de important registru de casa
Registrul de casă nu este doar o cerință legală, este cel mai bun prieten al controlului financiar în firma ta.
- Acuratețea soldului: Îți spune în orice secundă câți bani cash ar trebui să ai fizic în casierie. Dacă registrul spune că ai 500 de lei, dar în sertar sunt doar 400, ai o problemă de urmărit.
- Legalitate și Control (ANAF): Este primul document pe care inspectorii fiscali îl cer la un control de rutină. Neconcordanțele între banii reali și cei din registru pot atrage amenzi usturătoare.
- Prevenirea fraudelor: O evidență clară descurajează „disparițiile” misterioase de bani din încasările zilnice.
- Separarea banilor personali de cei ai firmei: Te ajută să nu confunzi portofelul propriu cu bugetul afacerii (o greșeală comună la început de drum).
Cum se completează corect registrul de casa?
Regula de aur este disciplina zilnică. Iată elementele care nu trebuie să lipsească:
- Soldul inițial: Banii cu care ai început ziua (preluați din ziua precedentă).
- Încasările: Toate sumele intrate (pe bază de Chitanță, Bon Fiscal, Dispoziție de încasare).
- Plățile: Toate sumele ieșite (Facturi plătite cash, salarii, avansuri spre decontare).
- Soldul final: Rezultatul calculului matematic simplu:
Greșeli frecvente pe care să le eviți
- Soldul negativ: Din punct de vedere matematic și legal, nu poți avea „minus” în casă. Nu poți plăti 100 de lei dacă în cutie ai doar 50. Dacă apare această situație, înseamnă că cineva (asociatul) a adus bani de acasă, gest care trebuie și el documentat prin creditare firmă.
- Amânarea completării: Să încerci să-ți amintești pe ce ai dat banii acum două săptămâni este o rețetă sigură pentru erori.
- Lipsa documentelor justificative: Orice cifră scrisă în registru trebuie să aibă în spate o hârtie (bon, chitanță, factură).
