Fiecare companie are obligatia de a salva e-factura generata de ANAF pe suporturi proprii (indiferent ca este USB drive, cloud, email) si sa le pastreze 5 ani, conform legislatiei. Se vor arhiva atat facturile transmise cat si cele primite.
Ce contine arhiva ZIP din portalul RO e-Factura
e-Factura reprezinta factura fiscala oficiala care se va prezenta in cazul unui control. In momentul in care se emite o factura fiscala se genereaza automat si un fisier XML care contine informatiile facturii. Fisierul XML este un format putin cunoscut utilizatorilor, el prezinta o structura clara care se va verifica de catre ANAF.
Acest fisier XML se transmite in portalul RO e-Factura, iar daca ANAF valideaza cu succes fisierul, atunci va genera un fisier de tip ZIP (arhiva) care contine 2 fisiere:
- fisierul XML transmis initial
- un fisier XML cu semnatura Ministerului de Finante
Acest fisier de tip ZIP, care contine cele 2 fisiere xml, constituie factura fiscala care se va prezenta organelor de control.
Acest fisier ZIP trebuie descarcat din SPV si pastrat in siguranta (email, cloud, usb) timp de 5 ani. Arhiva electronica este necesara in situatia unui control din partea ANAF si trebuie puse la dispozitia organelor.
QInvoices permite ca intreaga activitatea e-Factura sa fie exportata pentru o luna intreaga. Aplicatia va genera automat un fisier ZIP care va contine:
- un folder cu cate un fisier ZIP aferent fiecarei facturi transmise in SPV
- un folder cu cate un fisier ZIP aferent fiecarei facturi primite in SPV
- un fisier CSV care contine detaliile facturilor si astfel se poate identifica rapid o factura (Denumire partener, CUI partener, Nr. Reg. Com partener, Partener platitor de TVA, Numar factura, Data factura, Data scadenta, Moneda, Valoare fara TVA, Valoare TVA, Valoare incl. TVA, Data raspuns, Index incarcare, Id descarcare, Tip factura)
