e-Factura
Incepand cu 01.01.2024 toti operatorii economici care desfasoara activitati in relatie B2B au obligatia sa transmita facturile emise prin sistemul RO e-Factura.
Daca pana acum doar anumite categorii de operatori economici aveau obligatia sa transmita facturile prin sistemul e-Factura, de acum toti operatorii economici (SRL, PFA) vor trebui sa transmita facturile prin acest sistem.
O factura in format PDF nu este considerata o factura electronica din punct de vedere al sistemului e-Factura. Sistemul e-Factura se refera la fisierul XML, structura fisierului, validarea fisierului si inregistrarea acestuia in SPV.
Factura electronică este factura emisă, transmisă și primită într-un format
electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronică și
automată de către sistemul RO e-Factura.ANAF
Ce inseamna transmiterea prin sistemul e-Factura?
e-Factura este un sistem in care se vor incarca facturile emise si care mai apoi vor ajunge la clientul final. Facturile trebuie incarcate in format XML, care urmareste o serie de validari si are o structura clara.
Transmiterea unei facturi in sistemul e-Factura se face prin Spatiul Privat Virtual (SPV) de pe portalul ANAF.
Generare fisier XML e-Factura
In cazul in care facturile se emit in format traditional, pe hartie tipizata sau Excel/Word, se pot folosi aplicatiile gratuite puse la dispozitie de catre ANAF. In aceste aplicatii se completeaza datele din factura, datele dvs. de furnizor, datele clientului, adaugati produsele iar in final se genereaza un fisier XML cu informatiile furnizate anterior.
Fisierul XML generat are un format mai complex, iar scopul lui nu este pentru vizualizare. Scopul fisierului XML este sa transmita informatiile din factura catre ANAF. Fisierul XML contine inclusiv informatii care in mod normal nu apar pe factura fiscala.
In cazul in care folositi un program de emis facturi, atunci este posibil ca acest fisier XML sa fie generat automat iar dumneavoastra doar trebuie sa il validati/transmiteti prin SPV catre ANAF si sa asteptati raspunsul. Avantajul major in aceasta situatie este ca nu trebuie sa introduceti aceleasi date de mai multe ori in utilitarul oferit gratuit de ANAF.
Folosirea unui program de facturare va poate ajuta in procesul de emitere facturi in sistemul e-Factura, sa transmiteti chiar automat acest fisier XML catre SPV si sa urmariti daca factura a fost validata cu sau fara erori.
Trebuie sa trimit factura prin e-Factura daca nu emit facturi cu TVA?
Indiferent daca se emit facturi cu TVA sau fara TVA, devine obligatoriu ca acestea sa fie inregistrare in sistemul e-Factura, daca va incadrati in categoriile care au aceasta obligativitate.
Factura PDF se poate trimite prin sistemul e-Factura?
O factura in format PDF nu reprezinta o factura electronica conform definitiei ANAF.
Factura electronică este factura emisă, transmisă și primită într-un format
electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronică și
automată de către sistemul RO e-Factura.
Daca sunt PFA trebuie sa emit facturi prin sistemul e-Factura?
Da, inclusiv persoanele fizice autorizare au aceasta obligativitate atata timp cat se incadreaza in categoria celor care au aceasta obligativitate, forma de organizare nu conteaza.
Cum stiu daca factura a fost incarcata corect in e-Factura?
Transmiterea facturilor in format XML este urmata de un mesaj din partea ANAF referitor la statusul facturii.
Dupa incarcarea facturii veti primi unul din mesajele de mai jos:
- In prelucrare
Factura a fost transmisa si asteapta verificarea. Verificarea poate sa dureze de la cateva minute pana la cateva zile
- In prelucrare
- Validata
Factura a fost transmisa si validata de catre e-Factura. Acesta este mesajul de confirmare ca factura a fost transmisa, validata si inregistrata. Nu mai aveti nimic de facut dupa acest mesaj.
- Validata
- Eroare
Factura nu a fost inregistrata in sistemul e-Factura. In acest pas se urmaresc erorile aparute, se corecteaza si se retransmite.
- Eroare
