Programul de facturare QInvoices introduce un nou beneficiu: posibilitatea de a primi pe email un sumar si o arhiva (backup) cu facturile transmise si primite in e-Factura.
Fisierele XML (facturile) vor fi organizate dupa cum urmeaza:
- un fisier ZIP pentru facturile transmise in e-Factura
- un fisier ZIP pentru facturile primite de la furnizori in e-Factura
In fiecare arhiva de clienti sau furnizori, se va regasi un alt fisier ZIP care va contine 2 fisiere XML. Acest fisier ZIP care contine cele 2 fisiere XML constituie factura fiscala care se va prezenta in cazul unui control.
Intreaga activitate derulata prin portalul e-Factura, va fi sumarizata intr-un email si transmis catre dvs. Considerati acest email un backup al facturilor incarcate in portalul e-Factura.
Recomandam pastrarea acestui email si organizarea lui intr-un folder specific din casuta de email, pentru access mai usor in caz de nevoie.
Model Email
Pe care adresa va fi transmis email-ul cu sumarul si arhiva de facturi ?
Emailul va fi transmis pe adresa de email cu care a fost inregistrat contul.
Asigura-te ca adresa de email este setata corect, in sectiunea Profil Utilizator.
Cand va fi transmis sumarul si arhiva de facturi ?
In functie de optiunea aleasa in programul de facturare, sectiunea Preferinte, sumarul si arhiva (backup-ul) facturilor va fi transmis astfel.
- Sumar zilnic / Arhiva Zilnica
Zilnic se va transmite un email cu sumarul si arhiva de facturi (backup XML al facturilor)
- Sumar zilnic / Arhiva lunara
Doar tabelul cu informatiile facturii se va transmite zilnic. Arhiva de facturi se fa transmite in data de 1 a fiecarei luni si va cuprinde facturile din luna precedenta.
- Sumar lunar / Arhiva lunara
Lunar se va transmite un singur email cu sumarul si arhiva facturilor din luna anterioara.
- Nu doresc sumar sau arhiva e-Factura
Nu se transmite niciun email cu sumar sau arhiva.
ℹ️ Optiunea de transmitere este dependenta de licenta folosita.
Ce contine email-ul cu sumarul si arhiva de facturi ?
Email-ul care se primeste contine urmatoarele informatii:
- Tabel cu toate facturile care au fost transmise sau primite in Spatiul Privat Virtual, inclusive indexul de incarcare si id-ul de descarcare al facturii. Un tabel pentru facturile transmise, un tabel pentru facturile primite.
- Detalii factura (numar, data factura, data scadenta, client, valoare fara tva, valoare tva, valoare inclusiv tva, moneda)
- Status. In situatia in care o factura transmisa a fost prelucrata cu erori in portal, va fi semnalata cu un mesaj.
