XML e-Factura. Generare, Transmitere si Validare

Incepand cu 01 Ianuarie 2024 e-Factura devine obligatorie in relatiile B2B.
RO e-Factura vine la pachet cu o serie de validari iar din acest motiv este important sa iti pregatesti compania pentru e-Factura.

Transmiterea facturilor in portalul RO e-Factura presupune generarea unui fisier xml, aferent facturii, si incarcarea acestuia in Spatiul Privat Virtual (SPV). Fiecare fisier xml incarcat va genera un index de incarcare, apoi va fi validat de catre serviciile ANAF si va returna un id descarcare. Dupa validare se descarca un fisier zip care va contine erorile aparute la validare sau sau 2 fisiere xml – fisierul original si unul cu certificatul digital aplicat.

Site-ul ANAF pune la dispozitie aplicatii gratuite pentru aceste servicii:

completare factura
generare fisier xml
validare fisier

Programul de facturare QInvoices ofera un serviciu automatizat de generare, transmitere, validare si preluare raspunsuri din S.P.V. QInvoices este integrat cu serviciile ANAF si poate depune fisierele xml in SPV, in numele companiilor. Toate acestea fara ca utilizatorul sa paraseasca aplicatia sau sa piarda informatiile din factura.

Mai jos gasiti cativa pasi pentru generarea, transmiterea, validarea fisierelor xml in e-Factura, precum si descarcarea raspunsurilor.

1. Asigura-te ca te-ai pregatit pentru a genera fisierele XML.

2. Emite factura la fel ca si pana acum.

3. Fisierul xml se va genera automat la emiterea facturii. In pagina de facturi emise vei observa statusul XML Generat in dreptul facturii.

4. Automat, dupa generarea fisierului xml, se va face si o pre-validare si se vor afisa erorile, daca exista. Apasati pe butonul care afiseaza statusul fisierului xml si verificati mesajul intors la pre-validare.

De la punctul 5 vor avea acces doar companiile care autorizeaza aplicatia sa acceseze S.P.V. in numele lor. In cazul in care aplicatia nu este autorizata, pasii urmatori se vor face manual in S.P.V. de pe site-ul ANAF.

Serviciul de autorizare este accesibil planurilor de licentiere LITE si FULL.

Autorizare acces QInvoices la S.P.V.

Pentru generarea, transmiterea si validarea automata a fisierelor xml este necesar sa autorizati programul de facturare QInvoices sa acceseze S.P.V. in numele dumneavoastra.

Autorizare S.P.V. e-Factura

5. In situatia in care nu exista erori la pre-validare, se poate transmite documentul in portalul e-Factura. Se poate transmite chiar si daca exista erori, dar validarea finala din partea ANAF va intoarce aceleasi erori. In acest pas este bine sa corectati erorile si apoi sa re-generati fisierul xml.

6. Se verifica statusul transmiterii fisierului xml in SPV, daca factura s-a trimis cu succes sau au fost generate erori.

7. La intervale regulate de timp se interogheaza S.P.V. in vederea unui raspuns la facturile transmise si se va afisa mesajul transmis de ANAF.

8. Daca se primeste un id descarcare atunci se poate descarca fisierul zip. (click pe id-ul de descarcare generat)

Daca nu au fost generate erori, atunci in arhiva zip se vor regasi: fisierul xml original si un fisier xml cu semnatura digitala.
Daca au fost generate erori, atunci in arhiva zip se va regasi un fisier xml cu erorile identificate.

XML e-Factura. Generare, Transmitere si Validare

Related Posts